Trotz vieler Versprechen der Politik für weniger Bürokratie, halten sich die A1 und EU-Meldepflicht zu Entsendungen hartnäckig. Der Grund: die langsam voranschreitende Digitalisierung Europas, sowie die unterschiedlichen Grundlagen der Sozialversicherungen sowie des Arbeits- und Steuerrechts der Mitgliedsstaaten (EU und EFTA).
Gemeinsamer Aufruf zum Bürokratie-Abbau
Zusammen mit BT4Europe, dem europäischen Netzwerk der Geschäftsreiseverbände, fordert der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) eine Ausnahme von den A1-
Bescheinigungsanforderungen für kurze (bis zu 14-tägige) Geschäftsreisen einzuführen.
Der Aufruf folgt einer wachsenden Zahl von Belegen dafür, dass die veralteten Verwaltungsverfahren, die ursprünglich zur Koordinierung der sozialen Sicherheit entwickelt wurden, eine untragbare Belastung für Unternehmen darstellen.
Administrative Belastung
Die Analyse von BT4Europe zeigt, dass A1-Anträge einen enormen Verwaltungsaufwand verursachen: Allein in Deutschland wurden im Jahr 2022 fast 490’0001 A1-Anträge gestellt, was über 81’000 Stunden Zeitaufwand für Unternehmen und fast 368’000 Stunden für Behördenmitarbeiter*innen bedeutet. Das entspricht über 1’000 Vollzeitstellen im öffentlichen und privaten Sektor.
Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2025 bestätigt, dass 98 %der grenzüberschreitenden
Geschäftsreisen aus Deutschland im Jahr 2024 weniger als fünf Tage dauerten, was das
Missverhältnis zwischen Reisedauer und bürokratischem Aufwand verdeutlicht.
Die Forderung der Verbände
Gemeinsam mit BT4Europe fordert der VDR die politischen Entscheidungsträger der EU auf, in der neuen Legislaturperiode schnell zu handeln. Zu den wichtigsten Empfehlungen gehören:
- Eine 14-tägige Ausnahmeregelung: Abschaffung der A1-Anforderungen für Geschäftsreisen von bis zu 14 aufeinanderfolgenden Tagen.
- Eine klare Definition von Geschäftsreisen, die Besprechungen, Standortbesichtigungen, interne oder Kunden-Audits, Konferenzen, Produktdemonstrationen, Seminare und ähnliche nicht-kommerzielle Aktivitäten beinhaltet.
- Verpflichtende Digitalisierung: Standardisierung und Digitalisierung der Prozesse in allen
Mitgliedstaaten, aufbauend auf der Initiative für den Europäischen Sozialversicherungspass (ESSPASS)
Diese Forderungen stehen im Einklang mit dem Ziel der Europäischen Kommission, die Meldepflichten um 25 % – und für KMU um 35 % – zu senken und die digitale Transformation im gesamten Binnenmarkt zu unterstützen.
Wie ist die Situation in der Schweiz
Das Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) schreibt:
Das Formular A1 («Portables Dokument» A1) bescheinigt das nationale Sozialversicherungsrecht, das für seinen Inhaber nach den zwischen der Schweiz und den Staaten der Europäischen Union (EU) oder der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) geltenden Koordinierungsregeln gilt. Dieses Dokument bescheinigt, dass der Inhaber nur in dem Land, welches das Formular A1 ausgestellt hat, Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten hat. Mit einem von der Schweiz ausgestellten Formular A1 kann ein Arbeitnehmer ausländischen Behörden gegenüber belegen, dass er dem schweizerischen Sozialversicherungssystem untersteht.
Das Formular A1 betrifft Arbeitnehmer,
– die vorübergehend in ein anderes Land entsandt werden,
– die gewöhnlich in mehreren Ländern tätig sind,
– die spezifischen Berufsgruppen angehören und sich in einer grenzüberschreitenden Situation befinden (z. B. Seemann, Beamter oder Flugpersonal).
Es gibt keine Regel, die eine Minimalfrist vorsehen würde, während welcher ein Formular A1 nicht erforderlich wäre. Im Prinzip ist es egal, ob es sich um eine kurze Geschäftsreise von wenigen Stunden oder einen längeren beruflichen Aufenthalt handelt. Die vorgängige Beantragung eines Formular A1 für sehr kurze, einmalige Auslandsreisen, wie Geschäftsreisen oder Seminare, erscheint jedoch in den meisten Fällen unverhältnismässig (mit Ausnahme von Aufträgen in einem Land, in dem das Nichtvorweisen eines A1-Formular bei einer Inspektion sanktioniert werden kann, insbesondere in Frankreich und Österreich). (Business Traveltip)
